A diferença entre EOI e RFP Diferença entre
Uma série de decisões tomadas por uma organização tem implicações de aquisição que podem afetar dramaticamente o custo total de tomar uma determinada decisão. A aquisição envolve processos como a escolha de um fornecedor, a definição de termos de pagamento, a verificação estratégica, a negociação de contratos e a compra de serviços e bens. É relacionado à aquisição ou aquisição de todos os serviços e bens que são importantes para uma organização.
No setor privado, o processo de aquisição é considerado uma função de nível estratégico que auxilia na melhoria da rentabilidade de uma empresa. Não só agiliza os processos e diminui o preço global das matérias-primas, mas também permite que as organizações identifiquem as melhores fontes de abastecimento. Em suma, é útil para garantir uma linha de fundo suave.
No setor público, os executivos de alto nível são responsáveis por reduzir a linha de fundo. Apenas alguns funcionários gerenciam a função de aquisição, o que aumenta a probabilidade de corrupção neste setor. É por isso que é necessário aumentar a produção global de uma empresa. Por exemplo, a equipe pode ser treinada para aumentar sua eficiência e melhorar a qualidade de seus serviços, pelo que a saída pode ser melhorada.
Com a passagem do tempo, vários termos foram introduzidos em torno do concurso de consultoria, propostas e grande gestão, incluindo uma série de siglas associadas à aquisição. Não há muitas empresas conscientes desses termos, mas sendo um empresário ou proprietário de uma pequena empresa, se você deseja gerenciar efetivamente a disposição do comprador para comprar, é importante conhecer seus propósitos. Exemplos incluem o RFI (Solicitação de Informações), EOI (Expressão de Interesse), RFP (Solicitação de Proposta), RFT (Solicitação de Licitação) e RFQ (Solicitação de Cotação). Cada um desses termos serve um propósito especial na função de aquisição.
EOI e RFP são os termos mais utilizados na função de aquisição, e cada um deles tem um papel específico na racionalização de todo o processo. Muitas pessoas confundem esses termos ao executar os processos. Para ter uma melhor idéia de como eles diferem, é importante saber o que esses termos significam.
EOI (Expressão de Interesse)
Expressão de Interesse (EOI), também conhecido como Registro de Interesse (ROI), tem uma função similar à Solicitação de Informações (RFI). É usado como um processo de triagem nos estágios iniciais de aquisição, de modo a criar uma Solicitação de Licitação ou RFT formal e mais específica (uma etapa posterior na função de aquisição). Quando uma empresa lança um EOI, é necessário estimar a capacidade de um mercado para fornecer ou coletar mais informações antes de se mudar para RFT.É improvável que uma empresa que faça uma compra nomeie um empreiteiro via EOI. Para que isso aconteça, um processo deve progredir até chegar à RFT.
EOI é um tipo de licitação aberta que permite que qualquer empresa se apresente. Isso dá origem a uma concorrência difícil e proporciona o benefício de permitir que fornecedores novos e potenciais garantam seu trabalho. No entanto, em contratos de construção, é amplamente criticado por atrair fornecedores que não são adequados para o contrato, o que resulta em um desperdício de tempo, dinheiro e esforço.
O que solicita uma EOI deve incluir uma descrição do órgão contratante, descrição do contrato (como orçamento e escala), tipo de contrato, rota de aquisição, termos e condições, endereço de entrega e prazo, e outros detalhes (incluindo informações de contato, descrição da organização, capacidade técnica e experiência relacionada, disponibilidade de pessoal e sua experiência, etc.)
RFP (Pedido de Proposta)
Por outro lado, RFP, também conhecido como Pedido de Oferta (RFO), é um documento que pode ser facilmente modificado. É usado principalmente quando um comprador está procurando uma resposta baseada em solução para cumprir seus requisitos e nos casos em que outros fatores (excluindo o preço) são fundamentais para a avaliação de cada oferta. Também é usado em situações em que nenhuma solução ou especificação clara está disponível, e o departamento de compras está buscando uma série de inovações e opções. Esses instrumentos são mais flexíveis do que o RFT (que normalmente possui soluções ou especificações bem definidas). A RFP é usada principalmente nos serviços profissionais onde uma solução não pode ser definida facilmente.
Uma RFP contém informações básicas sobre a organização e sua linha de negócios. O pedido consiste em especificações que explicam as soluções que a organização está buscando. Além disso, também inclui os critérios de avaliação de como as propostas são classificadas, uma declaração de trabalho que descreve as tarefas a serem realizadas por um licitante que ganha o contrato e o prazo para finalizar o projeto.
Geralmente, uma RFP é criada por causa da natureza complexa de um projeto. As empresas podem se beneficiar de vários concorrentes ao procurar uma solução bem integrada de vários fornecedores. Por exemplo, se uma empresa planeja mudar seu negócio de um ambiente baseado em papel para o ambiente baseado em computador, ele pode solicitar uma proposta de software e hardware, além do treinamento necessário para instalar e integrar novos sistemas no negócio.
No setor público, as entidades podem emitir uma RFP para criar uma competição aberta para reduzir o custo de uma solução. No entanto, deve-se notar que a RFP mais próxima das especificações pode não ser necessariamente a preço mais baixo. Ao aceitar uma proposta, as empresas devem realizar uma análise de custo benefício para garantir que o custo não ultrapasse os benefícios.
Diferenças
As seguintes são algumas das diferenças entre EOI e RFP:
- Diferentes Níveis de Compras
O EOI é frequentemente executado no nível inicial de aquisição.Ele pode ser liberado nos casos em que o comprador esteja buscando a entrada da indústria para atender aos requisitos que eventualmente irão no mercado em etapas posteriores. Como já discutimos, a RFP é normalmente o próximo passo; em que, o comprador procura abordagens baseadas em soluções para a entrega de produtos ou serviços.
- Etapas de EOI e RFP
EOI geralmente tem vários estágios. Ele é usado para exibir potenciais fornecedores ou fornecedores antes de buscar lances abrangentes de concorrentes que são selecionados. Pelo contrário, a RFP pode ter um único estágio ou pode ter múltiplos estágios.
- Quando são utilizadas EOI e RFP?
O EOI é utilizado nos casos em que as informações exigidas (dos proponentes) são específicas, mas não há garantia de que um fornecedor possa fornecer serviços e bens de acordo com os requisitos. Além disso, em casos de EOI, os compradores não possuem informações suficientes para compor um pedido detalhado. Por outro lado, uma RFP é utilizada nos casos em que o requisito está devidamente definido, mas uma empresa está procurando uma solução flexível ou inovadora. Em outras palavras, um comprador procura envios orientados para solução para cumprir os requisitos.
É muito importante estar atento aos diferentes níveis de processos de compras, a fim de tomar decisões efetivas através do fluxo sistemático de informações. Ter uma compreensão clara desses termos e por que eles são usados no processo permite que uma empresa racionalize seus processos e obtenha uma visão mais profunda de toda a função de aquisição.
