Diferença Entre Secretário e Recepcionista

Diferença-chave - Secretário vs Recepcionista

Secretário e Recepcionista são duas postagens importantes em qualquer organização entre as quais algumas diferenças podem ser enfatizadas. Essas duas postagens têm papéis, funções e deveres diferentes para executar ao contrário do equívoco popular que estes são um e os mesmos empregos. Enquanto um secretário é mais um assistente pessoal ou assistente administrativo, uma recepcionista é a primeira pessoa que encontra quando entra em uma organização. Vejamos a diferença entre as funções de uma secretária e uma recepcionista.

Quem é um secretário?

De acordo com o Oxford English Dictionary, um secretário é um funcionário administrativo de uma organização empregada para digitar letras, manter registros, etc. As funções de uma secretária variam dependendo do tamanho de uma organização. Considerando que, em uma pequena empresa, ela pode ter que desempenhar as duplas funções de recepcionista, bem como de secretária, em grandes organizações, ela é a pessoa que organiza o cronograma de seu chefe, recebe e responde a todos os correios, encomendas, agende compromissos com seu chefe, escreve cartas importantes e assim por diante.

Um secretário deve ter uma escola ou diploma equivalente e deve possuir habilidades rápidas de digitação. Muitas empresas preferem contratar pessoas com um certificado adicional de habilidades de nível de secretário. Agora, vamos passar a uma compreensão dos papéis de uma recepcionista para ter uma idéia clara da diferença entre os dois.

Quem é recepcionista?

Normalmente é necessário um recepcionista para cumprimentar as pessoas na recepção e direcioná-las para diferentes departamentos, dependendo de suas necessidades. Ela também é a pessoa que tem que atender as chamadas recebidas e responder às consultas e também ouvir as queixas. Pessoas que desejam conhecer uma pessoa importante na organização devem conhecer essa pessoa para obter a data e a hora da reunião.

Quando você faz uma ligação para qualquer empresa, a voz que você normalmente ouve é a da recepcionista. Uma recepcionista tem que atender a todos os visitantes e deve ter uma personalidade agradável, uma atitude de ajuda e uma voz doce para impressioná-los. Ela deve ter etiqueta de telefone para que ela atenda todas as consultas comerciais com a máxima eficiência e torne consultas ocasionais em clientes reais.

É claro, então, que existem grandes diferenças nos papéis, responsabilidades e funções de um secretário e recepcionista.

Qual a diferença entre secretário e recepcionista?

Definições de secretário e recepcionista:

Secretário: Funcionário administrativo de uma organização empregada para escrever cartas, manter registros, etc.

Recepcionista: Uma pessoa que cumprimenta e lida com os visitantes de um escritório.

Características do secretário e recepcionista:

Deveres:

Secretário: Um secretário organiza o horário de seu chefe, recebe e responde a todos os e-mails, solicita suprimentos, agende cadastras com o chefe, tipos importantes cartas, etc.

Recepcionista: Uma recepcionista cumprimenta pessoas na recepção e dirige-as para diferentes departamentos, dependendo de suas necessidades. Ela também deve atender as chamadas recebidas e responder às consultas e também ouvir as queixas.

Requisitos:

Secretário: É necessário um certificado de habilidades de secretariado.

Recepcionista: Não é necessária uma habilidade específica; No entanto, o indivíduo deve ter uma personalidade agradável, uma atitude de ajuda e uma voz doce. Ela também deve ser eficiente em seu trabalho.

Cortesia da imagem:

1. 32B Secretário Tesoureiro [Domínio público], via Wikimedia Commons

2. "Recepcionistas" de Evan Bench de Paris, França - Recepção. [CC BY 2. 0] via Wikimedia Commons